Politique de confidentialité VM Med

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de protection des renseignements personnels et de santé (ci-après la « Politique ») énonce comment CENTRE MEDICALE ET CENTRE DE SANTE DE LA FEMME VILLE MARIE inc. Et CENTRE MULTI IMAGERIE VILLE MARIE inc.. (ci-après « VM MED », « nous » ou « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos Renseignements personnels (tels que ci-après définis), le tout notamment afin d’encadrer la gouvernance de ces Renseignements personnels au sein de VM MED.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos Renseignements personnels au moment de les recueillir dans certains cas.

Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certaines situations relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos Renseignements personnels.

La Politique s’applique aux Renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple, en personne, par téléphone, par visioconférence ou encore via notre site web.

En acceptant cette Politique, ou en nous fournissant des Renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de la consulter, de même que tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos Renseignements personnels soient traités conformément à la Politique ainsi qu’à l’avis complémentaire applicable.

En cas de conflit d’interprétation entre la version française et anglaise de la Politique, la version française aura préséance.

 

1. À propos de nous 

Voici nos informations d’identification :

VM MED

1000-1538 rue Sherbrooke O

Montréal, Québec, H3G 1L5, Canada 

 Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Ligeo Kattackal (le « Responsable »), pour des questions ou commentaires concernant la Politique, la manière dont nous traitons les Renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits à cet effet.

Vous pouvez joindre le Responsable :

• Par courriel à l’adresse courriel suivante : info@vmmed.com; ou
• Par la poste à l’adresse ci-avant mentionnée.

VM MED est une clinique médicale privée offrant une gamme de services de soins de santé avancés. Plusieurs professionnels de la santé collaborent afin d’évaluer, guider et traiter les patients. Ces professionnels effectuent également des suivis médicaux afin d’assurer des services continus.

Nous formons et sensibilisons les membres du personnel et les professionnels de la santé impliqués en mettant en œuvre des politiques et pratiques à cet égard. Nous nous assurons que les divers intervenants prennent connaissance de ces politiques et pratiques. Nous nous assurons également qu’ils les appliquent rigoureusement dans leurs tâches et fonctions.

Tous nos employés qui utilisent des Renseignements personnels sont liés par des obligations de confidentialité. De plus, ils ne peuvent avoir accès qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions respectives. En cas de contravention, nos politiques et pratiques en matière de gouvernance prévoient des sanctions.

 

2. Définitions 

Pour les fins de la Politique et de tout autre document en découlant ou s’y rattachant, les mots et expressions qui suivent ont le sens qui leur est donné ci-après, à moins d’une indication expresse à l’effet contraire :

• « Incident de confidentialité » signifie (i) l’accès non autorisé par la loi à un Renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un Renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un Renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un Renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel Renseignement;
• « Renseignement(s) personnel(s) » signifie les renseignements permettant d’identifier, même indirectement, une personne physique, tels que son prénom, nom et adresse, ainsi que les renseignements de santé la concernant, tel que le tout est prévu par la loi.

 

3. Traitement et utilisation des Renseignements personnels

VM MED utilise une plateforme technologique intégrée de soins nommée Medesync fournie par Telus Santé ainsi que MedRX et Intelerad PACS (ci-après la « Plateforme »), notamment pour recueillir, héberger et traiter les Renseignements personnels des patients dans le cadre des dossiers médicaux électroniques.

Nous utilisons des Renseignements personnels uniquement aux fins de nos activités, à savoir :

 

3.1 Dossier patient

 Nous utilisons des Renseignements personnels afin de partager les dossiers patients entre les différents intervenants impliqués au sein de VM MED via la Plateforme. Un dossier patient contient, entre autres, les Renseignements personnels requis pour l’identification d’un patient et les données de ses résultats ou diagnostics de santé. Cette utilisation de Renseignements personnels permet notamment à VM MED d’offrir des suivis médicaux efficaces. Les professionnels de la santé peuvent également déposer des notes médicales dans un dossier patient.

 

3.2 Planification de rendez-vous

 Nous utilisons les Renseignements personnels requis aux fins des prises de rendez-vous. Cela peut également comprendre l’utilisation de tels Renseignements personnels pour notre système de notification par courriel et texto, c’est-à-dire la planification de façon automatisée des rendez-vous (appel téléphonique, visioconférence, rendez-vous en personne, etc.) avec les professionnels de la santé, ainsi que pour créer des horaires de disponibilité.

 

3.3 Assistance

Dans le cas où vous demandez de l’aide à nos membres du personnel, les Renseignements personnels requis à votre égard seront utilisés pour vous assister ou vous contacter dans le cadre de cette assistance.

3.4 Bulletins d’informations

Si vous vous abonnez à nos bulletins d’informations, les Renseignements personnels requis à votre égard seront utilisés pour vous communiquer ces bulletins.

 

3.5 Banques de données

VM MED pourra utiliser vos Renseignements personnels et les incorporer dans une banque de données spéciale servant à la recherche médicale, ou utilisée pour fins de publication, de manière anonymisée.

En cas de refus de consentement de votre part à cet effet, la prestation et la qualité des services médicaux ne seront aucunement compromises, que ce soit à VM MED ou ailleurs. Vous pouvez, par ailleurs, retirer votre consentement quant à cette utilisation en tout temps, et sans en préciser les motifs, en en faisant la demande au Responsable aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

3.6 Qualité des services

 Également, nous nous réservons le droit d’utiliser les Renseignements personnels dénominalisés requis à des fins de contrôle et d’analyse de la qualité de nos services et d’amélioration de votre expérience.

3.7 Durée de conservation

Nous détruirons vos Renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles nous les avons recueillis ou utilisés ont été accomplies, sous réserve des délais de conservation prévus par une loi. À cet effet, nous conservons les Renseignements personnels requis afin de se conformer aux lois applicables concernant la tenue de dossiers médicaux, dont notamment le Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin et le Règlement sur les effets, les cabinets de consultation et autres bureaux des membres de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec.

3.8 Liste de Renseignements personnels pouvant être collectés 

• Votre nom et prénom
• Votre adresse courriel
• Votre numéro de téléphone
• Votre adresse résidentielle
• Votre numéro d’assurance maladie (RAMQ)
• Les renseignements médicaux nécessaires à la prestation des services offerts par VM MED
• Témoin de connexion (voir l’article 9 de la Politique pour plus de détails)

 

3.9 Accès aux Renseignements personnels et partage avec des tiers 

• Professionnels de la santé impliqués
• Employés de VM MED, dans la mesure où ils ont besoin de connaître ces Renseignements personnels
• Nos fournisseurs, de la façon décrite à l’article 4 de la Politique

3.10 Conservation et stockage de Renseignements personnels 

Les Renseignements personnels requis pour offrir nos services sont hébergés sur des serveurs infonuagiques (ou « cloud ») sécurisés de fournisseurs réputés.

 

4. Fournisseurs

Dans le cadre de ses activités, VM MED retient les services informatiques du fournisseur TELUS Santé (DME MedeSync) lui offrant les services de la Plateforme. VM MED transfère des Renseignements personnels sur la Plateforme conformément à la présente Politique.

VM MED retient également les services de fournisseurs situés au Québec, à qui elle communique des Renseignements Personnels dénominalisés, afin de procéder à l’analyse de la qualité de ses services et de vous proposer de participer à des sondages ou de découvrir de nouveaux produits et services susceptibles de vous intéresser.

 

5. Gouvernance, mesures de sécurité et risques inhérents

Nous avons mis en place différentes mesures compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels et de leur utilisation. Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les Renseignements personnels que nous recueillons et que nous recevons.

Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos Renseignements personnels contre un Incident de confidentialité.

 

6. Votre consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.

En utilisant les services et/ou le site web de VM MED, vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient collectés, utilisés, communiqués et conservés conformément à la Politique.

Sauf lorsque la loi le prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps sur transmission d’un préavis raisonnable au Responsable aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités du site web pourraient ne plus vous être accessibles.

 

7. Communication de Renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions 

7.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un Renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

7.2 Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants : (i) le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; (ii) nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

8. Vos droits à l’égard de vos Renseignements personnels

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos Renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès : droit de demander si nous détenons des Renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces Renseignements personnels
• Portabilité : droit de demander d’accéder aux Renseignements personnels vous concernant dans un format technologique structuré et d’en exiger la communication à un tiers, sauf exception
• Rectification : droit de demander de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons
• Retrait du consentement : droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des Renseignements personnels détenus
• Restriction ou refus d’accès : droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés
• Thématiques de recherche ou catégories : droit de restreindre votre consentement en fonction des thématiques de recherche, des catégories d’activités de recherche ou des catégories de chercheurs, le cas échéant
• Plainte : droit de formuler une plainte adressée à notre Responsable en lien avec cette Politique, ou encore de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre Responsable par écrit aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

 

9. Utilisation de témoins de navigation (aussi appelés « cookies ») 

Les fichiers témoins que nous utilisons peuvent inclure les types de fichiers suivants :

• Témoins essentiels : Ces fichiers témoins sont nécessaires au fonctionnement et à la navigation sur notre site web. Il n’est pas possible de les désactiver. Ces fichiers témoins peuvent servir à assurer le bon fonctionnement de la navigation sur notre site web, à améliorer la sécurité de ce dernier ou encore à nous conformer à nos obligations légales;
• Témoins de préférence : Ces fichiers témoins permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités de notre site web et les contenus qui vous sont proposés en fonction de votre navigation ainsi que de vos choix antérieurs. Si vous désactivez ces fichiers témoins, vous pourriez ne pas être en mesure de naviguer sur certaines parties du site web ou ne pas être en mesure de profiter de certaines fonctionnalités offertes. De plus, notre site web ne pourra pas déterminer d’une séance à l’autre vos préférences, telle votre choix de langue.

Lorsque vous accédez à notre site web, un bandeau peut apparaître, afin de vous informer de notre utilisation des fichiers témoins. Vous pourrez à ce moment désactiver certains types de témoins, mais vous ne pourrez pas désactiver les témoins essentiels. Vous pouvez modifier vos choix en matière de fichiers témoins à tout moment en configurant les préférences de votre appareil ou en réaffichant la bannière de consentement « Paramètres des témoins ».

 

10. Sites de tiers (sites externes)

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il serait possible d’accéder via nos services. Ainsi, nous ne sommes aucunement responsables à l’égard de tels services de tels tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites tiers ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos Renseignements personnels.

 

11. La loi canadienne anti-pourriel

 VM MED se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP); nous nous assurons que vous ne recevrez que les communications que vous désirez de notre part. Vous pouvez cesser de recevoir ces courriels à tout moment en vous désinscrivant.

 

12. Mise à jour de la Politique 

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.

 

Dernière mise à jour de la politique le : 09/16/2025